محضر جاهز للطباعة

Manarآخر تحديث: 5 يناير، 2024

4 دقائق

هو محضر يتم تحريره وكتابته في معظم الشركات والمؤسسات حال عقد اجتماعات لدراسة ومناقشة امر معين، نموذج محضر اجتماع قصير جاهز للطباعة يعد وثيقة رسمية لشرح مضمون الاجتماع وموضوعه وبيانات الاجتماع والقرارات التي تم اتخاذها خلال عقد الاجتماع، كما يتضمن المحضر ايضا اهم الاهداف التي تم انجازها في الاجتماع وبعض التوصيات المطلوب تنفيذها فيما بعد.

ما هي أنواع المحاضر؟

هناك الكثير من انواع المحاضر التي يتم كتابتها وطباعتها حتى تظل جاهزة لانها لها اهمية كبيرة في الطبيعة القانونية والادارية وتختلف في الصيغة باختلاف الاهداف ومن اهم هذه الانواع

محضر الاجتماع: هو الوثيقة التي يتم فيها تدوين ما يحدث داخل الاجتماع والتوصيات والقرارات التي يتم الاتفاق عليها، حيث يوقع عليه الاعضاء ورئيس الاجتماع.
او محضر التنصيب: هو المستند الذي من خلاله يتم تثبيت مشروع جديد، ويوقع عليه الرئيس الاداري والتنفيذي للمشروع، حيث يذكر به جميع الالتزامات التي تقع على عاتق الطرفين.
محضر المعاينة: يقوم المختص بالمعاينة بكتابة هذا المحضر، ويكون ضمن الصلاحيات القانونية التي يكلف بها الرئيس شخص بعينه.

قائمة عناصر محضر الاجتماع

اهم العناصر الواجب ادراجها في محضر الاجتماع هي:

موعد عقد الاجتماع شاملا اليوم والتاريخ بالتفصيل والساعة.
محل عقد الاجتماع.
اسم مسؤول الاجتماع.
اسم المختص بالاشراف على الاجتماع.
اسماء الحاضرين بالاجتماع واسماء المتغيبين والمعتذرين ايضا.
عنوان الاجتماع.
البنود التي تم عقد الاجتماع لمناقشتها.
الاقتراحات والتوصيات التي تم طرحها خلال الاجتماع.

ما أهمية نموذج محضر الاجتماع؟

هو بمثابة مفكرة يطلع عليها الحاضرين والغائبين عن الاجتماع ويمكنهم الاحتفاظ بنسخة ايضا من هذا النموذج للحفاظ على الجهود ومنع التلاعب والمغالطات او النسيان، يساعد نموذج محضر الاجتماع المراجعين القانونين في مراجعة اي قرار له علاقة بصرف مبالغ مالية عن طريق القرارات المدونة في هذا النموذج.

الطريقة الصحيحة لكتابة نموذج محضر الاجتماع

هناك مجموعة من المعايير الواجب اتباعها عند كتابة نموذج محضر الاجتماع ومن اهمها

تحرير البنود التي تم مناقشتها خلال الاجتماع بصورة متسلسلة وفقا لتسلسل عرضها في الاجتماع.
قم تحرير كافة المقترحات المعروضة خلال الاجتماع وادراج اسم المتقدم بهذا الاقتراح.
تحرير اسماء المسؤولين عن اصدار القرارات وتنفيذها.
كتابة ابرز الملاحظات.
تحرير المحضر في صيغة الزمن الماضي.
تفادي كتابة المحضر متضمنا اخطاء نحوية او لغوية.
تحرير المحضر بالحبر لضمان عدم تعرضه للتلاعب او التغيير.
لا يجوز كتابة رأي او انتقاد شخصي بواسطة كاتب المحضر لاحد البنود التي تمت مناقشتها في الاجتماع ولكن يمكنه تحرير الملاحظات الخاصة بالسلوكيات حال طلب ذلك منه.
حفظ نموذج المحضر في المكان المحدد له.
ترتيب نماذج المحاضر السابقة حسب اقدمية كل نموذج.
عرض طريقة اتخاذ القرار خلال الاجتماع.